A importância das ferramentas on-line para enfrentar as dificuldades na administração de pequenas empresas

* Tibério César Valcanaia

No dia a dia da administração de pequenos negócios, os empresários precisam enfrentar uma série de dificuldades. E já passou o tempo em que era possível fazer o gerenciamento com base em informações anotadas nos antigos cadernos ou mesmo nas mais recentes planilhas eletrônicas. Com a necessidade cada vez maior de planejamento e controle, e os desafios constantes, as ferramentas on-line têm se tornado fundamentais para a sustentabilidade e o sucesso dos empreendimentos.

Com a tecnologia Cloud Computing, ou Computação em Nuvem, os pequenos e médios negócios puderam passar a utilizar inovações e sistemas que há poucos anos tinham custos extremamente elevados. Essa tecnologia ajuda a reduzir gastos, proporciona acesso facilitado e ainda permite que as empresas mantenham suas informações fora dos servidores físicos, com mais segurança.

Com sistemas de gestão on-line, desenvolvidos dentro da proposta da Nuvem, é possível emitir, gerenciar e armazenar, por exemplo, os documentos fiscais eletrônicos (e-Docs) da empresa, como a Nota Fiscal eletrônica (para todos os segmentos), o Conhecimento de Transporte eletrônico (muito importante para transportadoras) e a Nota Fiscal do Consumidor eletrônica (para o varejo).

As soluções on-line garantem a integração completa das informações, o que no caso de uma NF-e, por exemplo, pode evitar a emissão errada de uma nota fiscal e, como consequência, a geração de um possível passivo tributário com o Fisco. Com isso, o sistema proporciona agilidade e até evita custos desnecessários provocados por eventuais falhas de digitação e entrada de informações.

As ferramentas de gestão podem ainda contribuir para um gerenciamento financeiro mais completo e eficiente, tão essencial nos dias atuais. Os sistemas possibilitam, por exemplo, que o empresário visualize umyrp-Diretor MTK e Técnico-Tibério Valcanaiam fluxo de caixa previsto para os próximos meses, com os valores planejados de recebimentos e pagamentos. Assim, o gestor pode ter uma noção mais exata do futuro do negócio e controlar melhor a entrada e saída do dinheiro. Hoje, já considera-se como certo que o descontrole do fluxo de caixa é um dos fatores que contribuem para levar uma pequena empresa à falência, por isso a grande importância que um sistema de gestão pode ter.

Existem muitas soluções eficientes no mercado e que podem até ser testadas gratuitamente. E o melhor de tudo é que hoje o custo dessas ferramentas já não é mais um limitador para o pequeno empresário, que também consegue colocar em seu orçamento este serviço, o qual pode contribuir muito para o bom gerenciamento do negócio.

* Tibério César Valcanaia é diretor técnico e de marketing do myrp.

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