eSocial passa a valer a partir de julho

O eSocial – Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas- é uma iniciativa do Governo Federal que visa reunir todas as informações, de forma digitalizada e constantemente atualizada, sobre todos os funcionários das empresas brasileiras. O objetivo, além de unificar dados, é o de evitar fraudes na área trabalhista, fiscal e previdenciária. Apesar do projeto já existir desde 2014, somente a partir do próximo dia 1º de julho a plataforma se tornará obrigatória para empresas com faturamento de mais de 4,8 milhões de reais por ano. As empresas com faturamento inferir a esse valor têm até o mês de novembro, em que está previsto início da terceira fase do programa, para realizar a adesão.

Com o prazo da obrigatoriedade se aproximando, resta às empresas se prepararem e ajustarem sua rotina ao uso da nova plataforma, que mesmo que ainda não seja obrigatória, já tem dado trabalho aos empresários.

“Essa fase inicial de implementação é a mais temida e também tumultuada. As empresas já devem começar a entregar documentos de todo quadro de funcionários para os seus escritórios de contabilidade e aqueles que possuem algum tipo de irregularidade em sua documentação, como no CPF/PIS, por exemplo, devem se organizar para regularizarem sua situação também dentro do prazo. Porém, após a alimentação do sistema, as coisas ficam bem mais simples, bastando apenas manter o eSocial atualizado, com os acontecimentos referentes a cada colaborado, especificamente”, explica Debora Correa, contadora especialista em gestão tributária, sócia da Contax Contabilidade e Planejamento Tributário.

O projeto do Governo Federal vai unificar todas as informações necessárias para a entrega das obrigações trabalhistas, fiscais e previdenciárias, assim como a prestação de informações relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício, e de produção rural gerido pela Caixa Econômica Federal, INSS, Ministério da Previdência Social, Ministério do Trabalho e Emprego e Receita Federal do Brasil.

A implementação da nova plataforma traz importantes mudanças no gerenciamento do setor de Recursos Humanos, refletindo diretamente na gestão interna das empresas que necessitam adequar-se a essa nova exigência legal.

Para passar pela implantação do eSocial sem crise, aqui vão cinco dicas:

  • Treinamento das equipes de contabilidade e RH

O sistema é complexo, exige minúcia e que todos os funcionários que lidarão com a plataforma dominem a ferramenta. Erros durante a utilização do eSocial podem acabar em multas para o empregador, por isso atenção.

  • Definir cronograma de atividades e prazos

Depois que toda a equipe já tiver sido treinada e souber do que se trata o eSocial em cada detalhe, a elaboração de um cronograma do que ainda deve ser feito e de quais são os prazos de entrega de documentação ao sistema em cada tipo de acontecimento com o empregador é uma ótima solução para, novamente, evitar erros e descumprimento de prazos, pois seu cronograma de implantação será em várias fases.

  • Preparativos para a utilização do sistema

Apesar de se tornar obrigatório a fase do cadastro das empresas e tabelas a partir do dia 1º de julho, as empresas já devem começar a se organizar para a utilização da plataforma no que se refere aos documentos dos funcionários, verificação dos vínculos, dados cadastrais, entre outros. Neste momento, as contabilidades já estão entrando em contato com as empresas e solicitando documentos básicos, como os que se referem à situação do CPF/PIS, por exemplo. Se essa for irregular, os colaboradores têm até o dia 1 de setembro para normalizarem suas situações e providenciarem as adequações, já que o envio para o eSocial desta fase, terá início a partir desta data.

  • Amplitude da documentação necessária

Além de funcionários, dependentes também deverão estar com toda documentação em dia até a obrigatoriedade da plataforma. O colaborador deverá informar o número do CPF de todos os dependentes, independentemente da idade, e, essa informação que era apenas importante nos períodos de declaração de Imposto de Renda, agora deverá ser informada às empresas e contabilidades logo no momento da admissão do funcionário.

  • Antecipação do Envio das Informações

Como haverá fracionamento da entrega das diversas informações do eSocial nessa fase de implantação, devido às várias checagens, implementações a serem feitas, a orientação é sempre antecipar os testes e conferência de cada fase, evitando dessa forma que sejam entregues declarações com atraso.

“Agora, com o uso do eSocial, será muito mais fácil para o governo monitorar as empresas de perto, por isso, cada detalhe é fundamental na hora de passar a informação para o sistema”, orienta Debora.

A especialista reflete ainda que essa obrigatoriedade vai aproximar ainda mais as empresas que têm contabilidades terceirizadas de seus escritórios de contabilidade, e que todas as partes devem unir esforços e sincronia de trabalho, bem como, sanar todas as dúvidas com as equipes especializadas nessa plataforma, bem como, devem ser melhorados os fluxos de informação e controles, para que nada deixe de ser informado ao sistema, ou para nada ocorra fora do prazo.

Mais informações:
Presse Comunicação Empresarial – Assessoria de Imprensa
Blumenau – Santa Catarina
(47) 3041-2990 ou 3035-5482 | www.presse.inf.br

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