Existe uma diferença importante entre um evento que aconteceu e um evento que efetivamente gerou resultado. E ela raramente está na decoração, no buffet ou no tamanho da estrutura.
Está na capacidade de transformar tudo aquilo em percepção, relacionamento, conteúdo, notícia e reputação.
Empresas investem valores expressivos em lançamentos, inaugurações, encontros com clientes, convenções e eventos institucionais. Planejam o espaço, a experiência, os convidados, o cerimonial.
Mas ainda é comum que a comunicação entre nessa equação apenas no final: para fazer algumas fotos, publicar stories ou enviar um release.
Um evento não deveria ser tratado apenas como um acontecimento presencial. Ele é uma plataforma de comunicação.
Em poucas horas, uma empresa pode reunir clientes, parceiros, lideranças, formadores de opinião, imprensa e outros públicos estratégicos que talvez levasse meses para acessar individualmente.
Pode materializar seu posicionamento.
Pode criar um fato capaz de despertar interesse da imprensa.
Pode gerar histórias, depoimentos, dados, imagens e conversas que sustentem sua presença nas semanas seguintes.
Pode estreitar relações que dificilmente seriam construídas por um anúncio ou uma publicação nas redes sociais.
E pode fazer tudo isso simultaneamente.
Mas nada disso acontece automaticamente.
Um evento comunica mesmo quando sua comunicação não foi planejada.
A lista de convidados comunica.
O tema escolhido comunica.
Quem ocupa o palco comunica.
As pessoas e instituições às quais a empresa se associa comunicam.
A experiência oferecida comunica.
As imagens que circulam comunicam.
Aquilo que vira notícia comunica.
E aquilo que ninguém comenta depois também diz alguma coisa.
Por isso, para nós, a comunicação de um evento começa muito antes da abertura das portas.
Começa quando pensamos: qual percepção queremos construir com esse encontro?
A partir daí, o trabalho muda.
Antes do evento, existe uma narrativa a construir, públicos a mobilizar, pautas a desenvolver e oportunidades de relacionamento a identificar.
Durante o evento, não basta registrar o que aconteceu. É preciso reconhecer o que merece ser transformado em notícia, quais histórias precisam ser contadas, quais depoimentos devem ser captados e que imagens serão necessárias para sustentar a comunicação posteriormente.
E existe uma etapa que muitas empresas ainda subestimam: o depois.
Talvez seja justamente aí que parte do retorno sobre aquele investimento seja construída.
Quando termina o encontro presencial, começa a possibilidade de ampliar sua audiência.
O que foi vivido por 100 pessoas pode chegar a milhares por meio da imprensa, das redes sociais, dos canais institucionais e das próprias pessoas que participaram.
Uma fala pode virar conteúdo.
Um dado apresentado pode se transformar em pauta.
Um encontro pode gerar relacionamento comercial.
Uma imagem pode reforçar posicionamento.
Uma história pode continuar circulando semanas depois.
É assim que um evento deixa de ocupar algumas horas na agenda e passa a ocupar espaço na memória.
Há quase 20 anos, na Presse, acompanhamos empresas e profissionais em eventos dos mais diversos formatos. E uma coisa ficou muito clara nesse período:
o evento é o fato. A comunicação é o que determina até onde esse fato pode chegar.
Por isso, talvez a pergunta depois do próximo evento da sua empresa não deva ser apenas “quantas pessoas participaram?” ou “foi um sucesso?”.
Vale perguntar:
O que esse evento fez as pessoas pensarem sobre a nossa marca?
Que relações ele fortaleceu?
Que conversas ele iniciou?
Que histórias ele gerou?
E quanto tempo ele continuou trabalhando pela nossa reputação depois que o último convidado foi embora?